Guidelines for the structuring of a user requirement specification in the process control industry

Abstract

'n Gebruikersbehoefte .tpesifikasie (GBS) in die proses beheer industrie beskryf die klient of gebruiker se vereistes waaraan 'n proses beheer sisteem moet voldoen en behoort dan ook deur hom of haar geskryf te word. Vir hierdie rede is dit belangrik dat die klient geidentifiseer word by die vroegste moontlike geleentheid en ook bewus gemaak word vir die behoefte vir en sy verantwoordelikheid om so 'n spesifikasie voor te lê. Die GBS vorm die basis vir die kies van oplossings en kan ook beskou word as ' n tender uitnodigingsdokument waarop ontwerp ingenieurs hul oplossings formuleer. Vir hierdie rede moet die spesifikasie geen persepsie van 'n oplossing in terme van sagteware of hardeware bevat nie behalwe waar daar sekere voorkeure bestaan . Later in die funksionele spesifikasie fase van die projek lewenssiklus sal die ontwerp ingenieurs in detail beskryf hoe daar aan die behoeftes in die GBS voldoen sal word. Uit die klient se oogpunt moet sy bepaalde behoeftes in die GBS gedefinieer word, terwyl vanuit die ontwerp ingenieur se oogpunt die GBS 'n sterk platform daar stel vir die projek ontwikkelingsprogram. Dit veroorsaak dat minimum misverstande en hul gevolglike vertragings op latere stadiums in die projek ondervind word.

Die GBS moet dien as die enigste mamer om behoeftes te kommunikeer tussen die klient en die ontwerper of verskaffer. Die vaardighede van kliente kan varieer. Die klient kan in 'n bepaalde geval die aanleg of chemiese ingenieur wees, die instrumentasie, elektriese of aanleg bestuurder, die verskaffer of vervaardiger van 'n sisteem, die kontrakteur of installeerder van die sisteem of die vervaardigende besigheidseenheid. Addisioneel mag die klient ook nie die nodige ondervinding het om behoeftes te spesifiseer nie. In groot projekte is die ontwerp of projek span, wat gelei word deur die projek bestuurder, verantwoordelik vir die volledige omvang van die proses en projek spesifikasies. In hierdie omstandighede is die onderrig van die klient deur die ontwerp ingenieur baie belangrik en moet dit oak vooraf as 'n oorhoofse item in terme van tyd en koste goedgekeur wees. Die voordele hiervan vir die klient en die ontwerper behoort te dien as regverdiging van enige addisionele koste . In die verlede was daar 'n neiging deur kliente om beheer sisteme te beskou as "swart kaste". Hierdie benadering kan uitgeskakel word deur goeie samewerking tussen die ontwerpers en die kliente. Deur die klient "aan board te kry" en deur aan hom te verduidelik wat alles moontlik is, gee altyd aanleiding tot 'n goeie GBS. 'n Hollistiese benadering behoort geneem to word in die oorweging en spesifisering van wat die verwagte impak wat die implementering van 'n projek op die besigheid sal hê. Dit kan gedoen word deur die besigheid te vergelyk voor en nadat die projek geimplimenteer is.

In die GBS word al die veranderlikes wat 'n invloed het op bogenoemde sisteme vooraf geidentifiseer en gelys. Gedurende die ontwerp fase van die projek word hierdie veranderlikes dan geadresseer en in die ontwerp ingebou om maksimaal voordeel te verkry vir die kapitale koste wat aangegaan word vir die implementering van die projek. PROBLEEMSTELLING In die Suid Afrikaanse omgewrng, en spesifiek in die proses beheer industrie, is hoer produktiwiteit, meer effektiwiteit en verhoogde werkverrigting essensieel vir industrie oorlewing. Projekte behoort voltooi te word tot beide die klient en die ontwerper se tevredenheid. Nie die klient of die ontwerper of verskaffer kan dit enigsins bekostig om te argumenteer oor wat in die projek kontrak moes gespesifiseer gewees het nie. Sodoende word kontrakbreuk aangeleenthede tot die minimum beperk. Oorspandering in terme van koste en tyd gedurende die uitvoering van projekte is 'n algemene probleem wat veroorsaak word deur voortdurende projek omvang veranderinge deur die klient en verkeerde interpretasies deur die ontwerper of verskaffer van wat die klient werklik wil hê. Baie groot kontrakte is al verloor deur die kleinste van tegniese aspekte wat die klient vergeet het om in te sluit in sy of haar behoeftespesifikasie. In hierdie navorsingsverslag sal sekere sleutel aspekte voorgestel word wat geadresseer behoort te word gedurende die opstel van 'n GBS. Die GBS kan dan geskryf word tot die tevredenheid van al die partye wat by die projek betrokke is.

DOELSTELLINGS VAN DIE ONDERSOEK Die oorkoepelende doelstelling van die studie is die beskrywing van die inhoud, raamwerk, voorbereiding en hersiening van 'n gebruikersbehoefte spesifikasie vir die gebruik in die proses beheer industrie. Die doel is nie om 'n instruksie of prosedure te voorsien nie, maar om dit eerder as 'n riglyn te laat dien om die belangrikste behoeftes en beste praktyke gedurende die proj ek lewenssiklus te identifiseer. NAVORSINGSMETODOLOGIE 'n Kwalitatiewe metodologie is gevolg in die navorsingsondersoek. Formele onderhoude is gehou ten einde data in te win en om addisionele informasie oor huidige gebruikerbehoefte spesifikasies wat in gebruik is, te versamel. Hieruit kan die kritiese elemente bepaal word wat nodig is om 'n goeie GBS in die proses beheer industrie op te stel om ' n kompeterende vo ordeel aan die maatskappy te verskaf. Hierdie elemente sal dan gekombineer word met die ondervinding van die skrywer oor die spesifieke onderwerp en dan saamgestel word in 'n riglyn. Verder sal 'n vinnige verwysingslys voorgestel word om die volledigheid van die GBS te toets. GEVOLGTREKKINGS Met die uitvoering van die navorsingsstudie kan die volgende gevolgtrekkings gemaak word : • Uit die ontleding van die resultate het daar baie gemeenskaplike fiete, probleme en voorstellings oor die onderwerp uitgekom, wat 'n indikasie is dat almal doen die basiese en belangrike aspekte korrek, maar dlat dit die kleiner

en partykeer onbelangrike dinge is wat die struikelblokke in die uitvoering van proj ekte veroorsaak. • Geen formele strukture of riglyne vir die opstel van behoefte spesifikasies bestaan huidiglik binne die maatskappye wat ondersoek is nie. Maatskappye en individue besef die belangrikheid van 'n GBS, maar niemand het nog enige poging aangewend om die enorme hoeveelheid kennis en ondervindinge van individue in die maatskappy te ontgin en te dokumenteer in verband met hierdie onderwerp nie. • Teorie oor hierdie onderwerp is baie skaars. Geen gepubliseerde artikels oor die onderwerp kon gevind word nie. Maatskappy interne dokumente soos kwaliteit versekering, standaarde, prosedures, riglyne, kontrak en tender dokumente bevat sekere aspekte van spesifikasies, maar is egter baie onvolledig. • Omdat daar geen vaste riglyne bestaan met die spesifisering van behoeftes nie, onstaan wrywing en valse persepsies tussen kliente, verskaffers en onwerpers aangesien, die werklike behoeftes nie altyd bevredig word nie. • Die sleutel tot 'n goeie spesifikasie is beplanning. Voordat die spesifikasie geskryf word, moet die hele projek goed deurdink word. Die spesifikasie transformeer dan hierdie beplanning in woorde. • Die struktuur van die GBS hoef me noodwendig in die volgorde wat voorgestel word in Hoofstuk 5 gebruik te word nie. Meer detail aspekte wat aangespreek behoort te word, word bevat in die onderafdelings.

AANBEVELINGS Uit die navorsrng wat gedoen 1s kan die volgende aanbevelings gedoen word: • Hierdie studie behoort gebruik te word as riglyne en me as prosedures of standaarde nie. • Die toepassing van hierdie riglyne moet buigbaar wees en behoort met inagneming van die tipe en grootte van die projek, aangepas te word tot voordeel van die onderneming . • Die aanbevole riglyne is hoofsaaklik van toepassing op die proses beheer industrie maar kan met sukses ook toegepas word in die rekenaar industrie. • Soortgelyke studies kan gedoen word vir die megamese, elektriese en siviele dissiplines wat normaalweg gebruik word in projekte.